Die Software für Facility Management, Baugewerbe und Sicherheitsdienste

Die Mitarbeiter erfassen unterwegs, unterstützt durch die mobile App, bei welchem Kundenobjekt gerade welche Arbeiten getätigt werden. Die Administration verwaltet Soll-Zeiten, Ferien- sowie Feiertage.

Basierend auf diesen Daten lassen sich automatisiert Berichte (z.B. Monatsrapporte, Stunden- oder Feriensaldo der Mitarbeiter, automatische Stunde- und Pausen-Prüfungen etc.) für die Personalabteilung  oder für den Kunden (z.B. was wurde wann erledigt, Nachkalkulation von Abos, Verrechnung von Regie-Arbeiten etc.) generieren.

Über Schnittstellen werden diese Informationen effizient an die Lohnbuchhaltungssoftware übergeben.

Jedes Unternehmen arbeitet anders. Cedris ermöglicht es der Administration den Mitarbeiter die Touren bereits genau vorzugeben. In der mobilen App ist dann ersichtlich, wann und in welcher Reihenfolge Arbeiten zu erledigen sind. Dabei unterstützt Cedris eine effiziente Planungsmethode. Diese erlaubt es, über mehrere Wochen/Monate regelmässige und unregelmässige Tätigkeiten einzuplanen.

Es ist aber genauso möglich, dass sich die Mitarbeiter die Zeit selbst einplanen oder die Planung anderweitig erfolgt. Dann melden sich die Mitarbeitenden einfach direkt beim Kundenobjekt an. Sie können sich mit NFC-Chips (z.B. am Briefkasten des Kunden), Bluetooth-Beacons, GPS-Positionsbestimmung oder manuelles Wählen des Objektes anmelden.

Gerade in den Bereichen der Hauswartung und Reinigung fallen Arbeiten regelmässig an. Das können Reinigungsarbeiten, Reparaturen, technische Hauswartung, Gartenpflege oder auch ganz andere Arbeiten sein. Dafür vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden ein Pflichtenheft. Darin ist definiert, welche Arbeiten wie oft zu erledigen sind. Richtig im Cedris abgelegt, hat der Mitarbeiter vor Ort Zugriff auf diese Informationen. Es wird dabei angezeigt, was heute zu erledigen ist. Die abgeschlossenen Aufgaben können direkt abgehakt werden. Wird eine Tätigkeit beim aktuellen Besuch nicht erledigt, erscheint sie beim nächsten automatisch erneut.

Die hinterlegte Periodizität entscheidet, ob die Aufgabe in der nächsten Woche oder doch erst nach ein paar Wochen oder Monaten erneut erscheint.

Zusätzlich können Verbrauchsmaterial (z.B. Leuchtmittel) erfasst und Zählerstände nachgeführt werden.

Im Büro wird ein Auftrag formuliert und einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen. Die Mitarbeiter erhalten den Auftrag über die App und können alle nötigen Informationen einsehen sowie Leistungen (z.B. Material und Arbeitszeiten von Maschinen) auf den Auftrag buchen.  

Sobald der Mitarbeiter den Auftrag als abgeschlossen markiert, erscheint dieser für die Administration in einer separaten Liste zur Nachbearbeitung und Verrechnung.

Der Vorgesetzte kann die Liste periodisch abarbeiten und die Rechnungen anhand der erfassten Informationen stellen.

Laufende Arbeiten werden dem Kunden über Abo-Pauschalen verrechnet, dies nach Kundenwunsch in verschiedenen Intervallen im Voraus, im Nachhinein oder sogar mittendrin.  Auf dem Objekt geplante Tätigkeiten können zur Verrechnung von effektiven Zeiten oder zur Nachkalkulation mit den Rechnungspositionen verknüpft werden.

Die Mitarbeiter tragen das Telefon den ganzen Tag bei sich. Die App sendet dabei jeweils die aktuelle Position an den Server. So hat die Administration jederzeit den Überblick, wer beispielsweise gerade für einen dringenden Auftrag in der Nähe verfügbar wäre.

Damit lässt sich, die vom Mitarbeiter erfasste Arbeitszeit, zusätzlich plausibilisieren oder Geschwindigkeitsbussen einem Mitarbeiter zuweisen, falls Autos gemeinsam genutzt werden. Die Software unterstützt auch die direkte Anbindung von verschiedenen GPS-Auto-Trackern.

Die Informationen zu den Mitarbeitenden lassen sich zentral als digitale Personalakte verwalten. Neben den Stammdaten (z.B. Name, Eintrittsdatum und Telefonnummern) verwaltet Cedris auch die Lohn- und Zeitrelevanten Informationen (z.B. Standort für Feiertage, Soll-Stunden etc.).

In der Kundenverwaltung können Sie sich einen Überblick über alle Aufträge, Abos, Offerten, Objekte etc. des gewählten Kunden verschaffen. Darüber werden zudem zentrale Einstellungen, wie beispielsweise die gewünschten Rechnungsadressen, verwaltet.

Die Kundenobjekte sind das wesentliche Thema im Alltag. Alle dazugehörigen Informationen sollen zentral verwaltet und einfach zugänglich sein. Die Administration muss jederzeit auf alle Daten zugreifen können. Auch den Mitarbeitenden vor Ort können die Daten über die App, natürlich auch offline, zugänglich gemacht werden.

Die effiziente Disposition der Mitarbeiter, Aufträge und Touren ist eine wichtige Funktionalität für die Administration. Die Cedris-Planungsmasken ermöglichen die Planung in einer Wochen- und einer Tagesansicht, wobei mit Drag-and-Drop die Aufträge an Mitarbeiter zugewiesen werden können.

Ob Türöffnung, Störungsmeldung, Offertanfrage oder Zusatzauftrag –  über die Meldungsfunktion lässt sich dies einheitlich organisieren. Für eine gute Übersicht wurde ein Ampelsystem integriert. Damit ist ersichtlich, ob die Meldung gelesen, in Bearbeitung oder erledigt ist.

Über die Meldungsmaske verschafft sich der Sachbearbeiter im Büro direkt einen Überblick über das Objekt, die letzten Meldungen und Besuche des Objektes usw.

Meldungen können direkt Personen zugewiesen und über einen festlegbaren Prozess bearbeitet, weitergegeben und abgeschlossen werden. Dies funktioniert sowohl am PC wie auch unterwegs über die mobile App.

Dank den vielfältigen Möglichkeiten der Formular- und Rapporte-Konfiguration kann Cedris als QS-System eingesetzt werden. Der prüfende Mitarbeiter bewertet anhand eines konfigurierbaren Kriterienkataloges die Arbeiten oder den Zustand eines Objektes. Das Ergebnis ist beim Objekt einsehbar, kann in Auswertungen (z.B. Problem-Objekte) verwendet werden und sogar im Kundencenter zugänglich gemacht werden.

Die Erfassung der Zählerstände erfolgt direkt in der mobilen App. Der Hauswart erhält die abzulesenden Anlagen (z.B. Ölstände, Stromzähler etc.) angezeigt und wird durch die Software bei der Eingabe unterstützt. Wird eine hinterlegte Prüfregel (z.B. Zählerstand vom Stromzähler tiefer als bei letzter Ablesung) verletzt, wird der Benutzer darauf hingewiesen und muss den erfassten Zählerstand erneut prüfen und bestätigen. Auch können direkt Fotos der Zähler verlangt werden, was eine Kontrolle im Büro der Hauswartung erlaubt.

Regeln Sie die Daten von der Offertstellung bis zur Verrechnung einheitlich. Ist die Offerte vom Kunden akzeptiert, wird daraus der Auftrag und später die Rechnung erstellt. Dafür werden die zuvor hinterlegten Daten verwertet.

Das Material wird vom Benutzer über die App oder von der Administration erfasst und dem dazugehörigen Materialauftrag zugewiesen. Dabei erlaubt der hinterlegte Artikelkatalog eine effiziente Eingabe und berechnet den Preis-Vorschlag anhand von hinterlegten Standard-Preisen. Für Spezialfälle ist auch eine freie Material-Eingabe möglich.

Der Winterdienst umfasst Leistungen, bei denen Mitarbeiter bei Kundenobjekten Schnee räumen oder Plätze und Wege salzen.

Als Erweiterung der Zeiterfassung kann Cedris vom Mitarbeiter weitere Informationen abfragen und für die spätere effiziente Verrechnung heranziehen. Beispiele sind die verwendete Salz-Menge, ob Schnee geschaufelt werden musste oder die Einsatzdauer von Pflug-Maschinen.

Basierend auf diesen Angaben und einem hinterlegten Preismodell erstellt Cedris die Abrechnung für alle Kundenobjekte. Diese kann kontrolliert, bei Bedarf korrigiert und an die Buchhaltung zur Verrechnung übergeben werden.

Jeder Klick und jede Interaktion, die digital erfasst werden kann, erzeugt Daten und macht eine Auswertung möglich. Cedris hat bereits mehr als 200 Auswertungen für diverse Anwendungsfälle hinterlegt. Sollte keine dieser bestehenden Auswertungen passen, können problemlos zusätzliche kundenspezifische Auswertungen programmiert werden.

Hier finden Sie den zentralen Zugang zu den wichtigsten Telefonnummern des Unternehmens. Die Liste kann automatisch alle Telefonnummern der Mitarbeiter enthalten oder Sie verwalten die gewünschten Nummern selbst.

Diese Funktion macht es möglich, die Mitarbeiter über Neuigkeiten informieren zu können ohne sie zusammenrufen zu müssen. Neuigkeiten werden sowohl für PC-Benutzer (z.B. die Administration oder Teamleiter) angezeigt, wie auch den Mitarbeitern mit mobilen Apps. Erst wenn eine Neuigkeit angeklickt wurde, wird sie nicht mehr prominent als neu hervorgehoben. Die Kommunikation darüber erlaubt auch eine Umfrage (z.B. «Wer kommt zum Weihnachtsessen?», «Wer hätte Zeit für einen speziellen Auftrag?» etc.).

E-Mails, Verträge, Scans usw. sollten für alle Betroffenen schnell zugänglich sein. Diese lassen sich direkt beim Objekt hinterlegen, über eine mehrstufig ausbaubare Ordner-Struktur verwalten und daraus jederzeit wieder öffnen. Das Hochladen erfolgt durch einfaches Drag-and-Drop in den Ordner. Die Ordner zeigen dabei schon in der Übersicht, wie viele Dokumente sie enthalten und sind nur für die jeweils freigegebene Benutzerrolle sichtbar und zugänglich.

Alle Fahrzeuge und die dazugehörigen Stammdaten werden an einem zentralen Ort verwaltet.. Zusätzlich können Notizen mit Dateianhängen (z.B. Schadensfall) angefügt werden, um immer eine gute Übersicht über das jeweilige Fahrzeug zu haben.

Cedris kann vieles, aber nicht alles. Möglicherweise haben Sie  bereits eine Lohnbuchhaltungs- oder Planungssoftware im Einsatz, in welcher wichtige Informationen verwaltet werden. Cedris unterstützt diverse typische Schnittstellen und lässt sich flexibel an andere Umgebungen anpassen. Dabei kann Cedris Ihre Daten (z.B. Mitarbeiter, Kunden, Objekte etc.) laufend aus anderen Systemen übernehmen, womit diese nicht erneut erfasst werden müssen. Es kann aber auch selbst Daten an Umsysteme weitergeben (z.B. Lohndaten, Buchungen etc.).